Luciana Camargo - lcamargo@br.ibm.com
DIRETORA DE RH DA IBM BRASIL - O Estado de S.Paulo - 20/11/2011
Todos os líderes estão à procura de um mágico aplicativo de produtividade, aquele insight que o tornará mais eficiente do dia para a noite. Querem o que há de mais novo e eficaz em termos de informação capaz de maximizar seu desempenho.
Existem, a este respeito, inúmeros conselhos de como lidar com os desafios do gerenciamento de produtividade no dia a dia. Há quem recomende que não se envie e-mails com cópia para várias pessoas, pois elas poderão entender que as demais irão executar a tarefa. Outros sugerem que se priorize as tarefas menos agradáveis, porque as demais parecerão mais fáceis. Há, ainda, mandamentos clássicos, que já soam até óbvios, sobre como conduzir reuniões objetivas com agenda clara, respeitando horários de início e término etc.
Contudo, é importante ampliar a compreensão do tema produtividade, que não pode ficar restrita a uma lista de procedimentos e recomendações. Algumas das melhores indicações sobre produtividade podem até causar estranhamento, à primeira vista, mas visam à sua maior eficiência. Afinal, seu objetivo é economizar o recurso mais valioso: seu tempo. Por isso, vale a pena pensar um pouco sobre práticas cotidianas que todos adotamos, mas que podem ser contraproducentes. Vejamos algumas.
Resista à tentação de fazer várias coisas ao mesmo tempo - Em nenhuma outra época, os profissionais tiveram o desafio de manusear tamanha quantidade de informação. Funcionários podem acessar redes de processamento analítico globais em tempo real simplesmente pressionando uma tecla. Já que existe tanta informação à disposição, a tentação é, mais do que nunca, agir. O conceito de tempo morto hoje soa como um anacronismo. Por que não programar reuniões de negócios uma seguida da outra durante o deslocamento para o escritório? Por que não despachar correspondência mantendo ao mesmo tempo várias conversas online e reuniões virtuais? Quem vai ficar sabendo que, enquanto mantemos uma conversa com um cliente ao telefone, estamos também respondendo e-mail?
Na realidade, quanto mais os acadêmicos estudam nossa conduta no trabalho, mais fica evidente que fazer muitas coisas ao mesmo tempo - a despeito de parecer muito atraente - diminui a produtividade. Pesquisas mostram que o comportamento denominado multitarefa causa aumento no volume de erros, diminui o foco de atenção e induz ao estresse. E este tipo de procedimento eleva em 50% ou mais o tempo consumido para realizar as tarefas mais básicas. Por todos estes motivos, deve ser evitado.
Proteja seu tempo ocioso - O que tem isso a ver com produtividade? Bem, produtividade não é trabalhar o tempo todo sem parar. Pesquisas sobre desempenho demonstram que, para atingir a excelência em produtividade, os líderes têm de incluir momentos de indisponibilidade em suas agendas. Por mais que isso possa parecer contraproducente, de tempos em tempos, você precisa se desligar, para obter a máxima eficácia ao se ligar novamente.
À medida que a economia global gera mais informações a serem processadas, a roda gira cada vez mais rápido. Seres humanos simplesmente não são capazes de processar grandes volumes de informação ininterruptamente. A menos que os líderes tirem um tempo para se desligar, esse ciclo se torna insuportável e leva ao desgaste total. Nada pior para um líder do que não cuidar adequadamente de si mesmo. Seres humanos têm seu melhor desempenho quando alternam períodos de foco com intervalos para renovação. Em outras palavras: para ir mais rápido é preciso, às vezes, desacelerar.
O que é mais importante? - Hoje, no mundo dos negócios, é impossível fazer tudo, especialmente ao mesmo tempo. Todo dia, surge uma avalanche de obrigações. Em geral, envolvem escolher e priorizar. Um filtro simples que devemos aplicar a essas decisões é: o que é mais importante? Ao me defrontar com as ações X e Y, deixar de executar uma delas tem algum impacto? No final do dia, do mês ou do ano, o que será mais importante? Muitas vezes, essas escolhas envolvem trabalho e vida pessoal. Como não há mais separação entre casa e trabalho e ambos são fundamentais para uma vida equilibrada e saudável, limites precisam ser estabelecidos.
No fim das contas, existem formas de se gerenciar a produtividade do dia a dia em uma economia global e em um mundo onde tudo acontece cada vez mais rápido. Você sempre pode realizar mais trabalho. O que não dá é para esticar o tempo.
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