12 dicas para tornar a reunião com sua equipe mais produtiva

Patrícia Bispo 

Muitas vezes, as empresas reclamam que não podem investir na área de comunicação interna. No entanto, algumas ações simples podem ser adotadas e com custo baixíssimo. Um exemplo são as reuniões que podem ser promovidas pelas lideranças regularmente junto com suas equipes. Confira abaixo algumas dicas para tornar esses encontros mais produtivos.

1 - Faça uma pauta prévia sobre os assuntos que serão abordados na reunião com sua equipe, isso evitará que algum tema relevante seja esquecido.

2 - É importante que as reuniões sejam periódicas - semanais, quinzenais e até mensais. No entanto, se algum fato relevante ocorrer na organização nada o impede de promover um encontro "extra", pois determinadas informações devem ser comunicadas rapidamente pelo gestor, antes que a "rádio peão" o faça.

3 - Determine um horário para os encontros como, por exemplo, no início ou no final do expediente.

4 - Estabelecer um cronograma para os encontros - abertura, comunicados e encerramento dará dinamismo aos assuntos que serão abordados. É aconselhável que também seja definido um tempo de duração para a reunião. Há empresas que promovem encontros produtivos com duração de 15 a 20 minutos. Encontros demorados podem tornar-se cansativos e dispersar a atenção dos participantes.

5 - Mesmo que as reuniões tenham datas definidas, não custa lembrar aos colaboradores o dia e o horário do próximo encontro. Isso pode ser feito por e-mail ou através de um mural do setor.

6 - Como se trata de uma reunião promovida entre o gestor e sua equipe, a mesma pode ocorrer no próprio setor.

7 - Muitas vezes, quando uma reunião é interrompida perde-se o "fio da meada". Por essa razão, peça aos colaboradores que deixem os celulares no silencioso ou na caixa postal. Afinal, o encontro não será demorado e se eles receberem alguma ligação poderão retorno em um breve período.

8 - Imprevistos ocorrem com qualquer pessoa. Se isso ocorrer e a reunião tiver que ser cancelada, comunique à sua equipe.

9 - Designe ou pergunte se alguém deseja secretariar a reunião. A pessoa ficará responsável por anotar os assuntos abordados e as decisões que foram tomadas no encontro.

10 - Abra um espaço, para que os colaboradores expressem suas opiniões, principalmente diante das decisões que serão implantadas. Solicite que as pessoas tragam para o próximo encontro, sugestões de temas que podem ser incluídos em reuniões futuras. Isso tornará o processo de comunicação democrático e não unilateral - focado unicamente na visão do gestor. Quando isso ocorre, os profissionais sentem-se valorizados e, de fato, membros da equipe.

11 - Depois que a pauta for elaborada, leia a mesma com atenção. Isso permitirá que você acrescente alguma informação relevante. Em seguida, distribua a mesma com sua equipe seja através de e-mail ou mesmo deixe a mesma disponível no mural do setor. Caso alguém tenha faltado à reunião, saberá o que ocorreu.

12 - Ao final da reunião, não esqueça de perguntar se alguém tem algo a mais a acrescentar sobre o que foi apresentado na reunião. E é claro, agradeça a presença e a participação de todos os presentes.

http://www.rh.com.br/Portal/Comunicacao/Dicas/6100/12-dicas-para-tornar-a-reuniao-com-sua-equipe-mais-produtiva.html

Artigo: Socorro! Mais uma reunião!

19.3.09
Socorro! Mais uma reunião!
(Sergio Guimarães)


“As reuniões são indispensáveis quando não se quer decidir nada".
John Kenneth Galbraith
Economista e Escritor Canadense

A boa imagem das reuniões esta em baixa. Cada vez mais profissionais se juntam a John Kenneth Galbraith para engrossar o coro dos que condenam as reuniões. Desperdício de tempo e recursos são as acusações mais freqüentes. Em muitas empresas as reuniões viraram motivo de piada. Na edição de 19/03/2003 da Folha de São Paulo uma matéria tratava a cerca do Businnes Bingo, uma sugestão divertida e maquiavélica para combater o tédio típico das reuniões exageradamente longas e sem rumo. Joga-se o business bingo com uma cartela que ao invés de números, trás algumas palavras comuns do jargão coorporativo. Por exemplo: paradigma, parceria, integração, budget e, não poderia faltar, a nível de. As instruções são simples. O “jogador” deve riscar com um X, ou marcar com clipes, as palavras que forem ouvidas durante a reunião. Quando completar a cartela basta erguer os braços e gritar bingo com entusiasmo. A matéria trazia também depoimentos de alguns jogadores:

- “A reunião já tinha começado há 5 minutos quando ganhei!”.
- “A minha capacidade para escutar aumentou muito desde que jogo Business Bingo”.
- “A atmosfera da última reunião de direção foi muito tensa porque quatorze pessoas estavam à espera de preencher a quinta casa”.
- “O diretor geral ficou surpreso ao ouvir oito pessoas gritando "BINGO", pela terceira vez numa hora”.
- “Agora vou a todas a reuniões da minha organização, mesmo que não me convoquem”.

Você há de concordar que nem mesmo a pior das reuniões merece um tratamento tão cruel. Ainda não fomos capazes de criar outro mecanismo de trabalho colaborativo e democrático que seja capaz de gerar idéias e soluções e que ao mesmo tempo transfira conhecimento com a mesma eficácia de uma boa reunião.

Para que uma reunião tenha sucesso e não se transforme num convite para um animado torneio de business bingo basta seguir algumas recomendações básicas.

1. Antes de convocar uma reunião faça a seguinte pergunta: Por que é necessário realizar esta reunião? Se você não encontrar uma boa resposta procure outra alternativa.

2. Defina claramente os objetivos e a pauta da reunião. Seja econômico e ponderado. Nenhum ponto importante deve ficar de fora da agenda, entretanto, evite agendas longas demais.

3. Escolha os participantes com o cuidado de não esquecer ninguém que seja importante, por outro lado, não convoque ninguém cuja presença não seja, de fato, necessária.

4. Defina o local e os horários de inicio e termino e marque a reunião com antecedência. Evite, na medida do possível, que a convocação para uma reunião seja feita em cima da hora. Dê ao participante tempo para que ele possa preparar-se adequadamente.

5. Escolha a metodologia para condução mais adequada de acordo com a natureza e os objetivos da reunião. Procure utilizar técnicas dinâmicas, que facilitem a participação, o envolvimento e comprometimento dos participantes. Existem várias metodologias que vão desde a técnica para diagnóstico do problema e planejamento de soluções (3Q1POC) até a técnica dos seis chapéus criada por Edward de Bono.

Para encerrar basta aplicar o bom senso: reserve um intervalo a cada 80 ou 90 minutos para relaxar, estabeleça uma política clara quanto a telefonemas durante a reunião, seja pontual, limite e controle as falas, não permita que o debate seja monopolizado ou polarizado, e finalmente, evite que qualquer integrante seja visto como tolo ou fracassado.


http://www.tgtreinamento.com.br/artigo.asp?artigo=43