Por Demétrio Luiz Pedro Bom Júnior para o RH.com.br
Caros leitores!
Este artigo segue a proposta e as colocações feitas num texto anterior, publicado pela minha pessoa, cujo título é "Será que comunicamos bem?". Neste texto, a intenção é definir alguns pontos para que podemos atingir nossos objetivos, sobre qualquer assunto, com uma comunicação bem aplicada. Lembro que este artigo não é uma auto-ajuda, mas trás informações que podem ser úteis em nossas conversas, reuniões, relacionamentos, etc.
Nos próximos textos procurarei detalhar mais sobre cada ponto aqui colocado, com a finalidade de "melhorar" a comunicação. O foco aqui é na comunicação pessoal, de forma verbal; mas como muitas empresas utilizam cartas, ofícios, e-mails, quadros de avisos, para divulgarem comunicações, este e os próximos artigos procurarão levantar exemplos e situações também sobre a comunicação por gestos, escrita e de outras formas não-verbais.
Abaixo seguem tais pontos ou abordagens para uma boa comunicação. Espero que consigam compreender o que está sendo colocado aqui e que tenham uma leitura agradável, pensando como aplicar tudo isso da melhor maneira possível. Os pontos para uma comunicação mais eficaz são:
* Saiba ouvir: podemos dizer que isso é o segredo de uma boa comunicação. Muitas pessoas nos falam que temos dois ouvidos, dois olhos... e só uma boca; que devemos pensar duas vezes antes de falar ou ouvir mais. Isto é verdade. É constrangedor quando queremos falar algo e uma pessoa não deixa, interrompendo com comentários e com suas razões, não é verdade?
Também é válido dizer aqui que o líder, muitas vezes, é aquele que ouve as pessoas, e com isso tira conclusões ou decisões sábias, que conseguem agradar praticamente a todos ou a maioria. Portanto, devemos ouvir mais as pessoas (todas elas), mesmo que seja algo sem importância; mas só de ouvir e dar atenção podemos ganhar respeito e confiança do interlocutor, além de sempre aprendermos com o que ouvimos. Uma outra dica é repetir o que a pessoas está falando, deixando entendido o recado ou a mensagem, evitando conflitos e deixando a outra pessoa (emissora) mais segura sobre o fato da mensagem ter sido compreendida.
* Saiba ouvir críticas: se saber ouvir já é difícil, imagina ficar ouvindo críticas sobre os outros e sobre você! É complicado. Muitas pessoas não aceitam que outros falem "mal" sobre elas mesmas, principalmente se estas pessoas são de níveis hierárquicos mais baixos na empresa. Porém, ouvir críticas e realizar auto-críticas fazem parte de uma aprendizagem que nos leva a saber trabalhar e viver em equipe e conhecermos melhor nós mesmos.
Ouvir críticas e pensar sobre isso é algo sábio e proveitoso, mas é um exercício que leva tempo e paciência; mas que, com certeza, nos fazem ser pessoas melhores, principalmente num relacionamento interpessoal.
* Conheça a cultura do lugar: nosso país é composto por diversas culturas, que influenciam nos costumes, nos gostos, nos gestos e nas falas. Antes de expressar, saiba entender o que se passa no local ou com as pessoas, no modo delas falarem e ouvirem, as palavras ou expressões características etc. Isso é um exercício que faz com que você se aproxime das pessoas e consiga transmitir recados de um modo mais eficiente. Essa integração pode ser fundamental para empresas que trabalham em várias regiões e com muitas pessoas. No artigo "Será que comunicamos bem?", expliquei sobre os filtros que fazemos quando observamos ou ouvimos algo (recepção). Estes passos comentados até agora nos ajudam também a trabalhar com estes filtros, buscando ampliar nossa percepção e diminuir estereótipos e rótulos que fazemos sobre coisas e pessoas.
* Saiba expor: até este momento os pontos abordados no texto foram voltados mais para a observação do que para a exposição da comunicação. Qualquer que seja a forma de expressar a comunicação (falada, escrita, gestual e outras). Expor bem o que deseja é fundamental para a qualidade da comunicação. Citando novamente os filtros, imagine agora que, ao comunicarmos algo, quem está recebendo este estímulo também está filtrando, dentro de sua formação, experiência, cultura etc.
Fazer com que a pessoa realmente entenda é uma tarefa um tanto difícil; muitas vezes ficamos com a impressão de que a pessoa entendeu o recado, por exemplo, sobre como fazer um trabalho e no momento de vermos o resultado, este está diferente do esperado, pois a pessoa não entendeu o que procuramos explicar, fazendo da forma que ela pensou ter entendido...complicado, não?
Exponha com objetividade e clareza o que você deseja, repetindo se for necessário, usando de palavras adequadas e fáceis de serem lembradas. Ser calmo ou paciente ajuda numa comunicação e numa exposição de idéias mais seguras, gerando melhor receptividade do interlocutor.
* Seja breve e objetivo: na verdade este ponto complementa o anterior. Além de saber expor bem as idéias e o que deseja, seja breve... isto não cansa tanto o interlocutor e cria menos confusão. Tenha objetividade, sem fazer "círculos", ou seja, indo mais direto ao assunto; isto evita expectativas negativas e faz com que a comunicação seja mais proveitosa. Um exemplo: num quadro de avisos as pessoas preferem ler aqueles que possuem letras grandes e poucas palavras, pois recebem o recado de forma rápida, do que o contrário, pois há uma "resistência" em algumas pessoas em ficarem lendo ou ouvindo avisos, comunicados ou conversas demoradas e cansativas.
O uso de expressões chamativas e agradáveis também ajuda neste caso. Perguntar algumas vezes se as pessoas ou interlocutores entenderam a mensagem é uma forma de obter feedback da comunicação e saber melhor se o recado foi claro e objetivo.
* Evite excessos: este ponto aprofunda um pouco mais sobre sermos claros e eficazes com a comunicação. Evitar excessos significa diminuir as repetições de palavras ou da mensagem. Repetir pode ajudar a outra pessoa ou receptor entender, mas uma repetição exagerada pode gerar conflitos e tornar a comunicação monótona ou desagradável.
Deve-se evitar também o excesso de jargões, sendo aconselhável falar numa tonalidade compreensível, sem gritarias ou tons baixos de voz, mas sim com uma tonalidade agradável, frisando o que é importante. É importante reforçar que deve-se evitar palavras "chulas" ou aquelas complicadas.
* Mantenha padrões: aqui é importante saber manter o padrão da comunicação. Se você costuma usar exemplos, é interessante manter isso. Porém, a forma de expressar as mensagens e seus conteúdos, com objetividade e clareza, deve ser adequada ao público, podendo ser mais formal ou mais informal dependendo da situação, das pessoas, do assunto etc.
O importante é manter o estilo, afim de evitar confusões e conflitos; mas evitar gírias e o excesso de formalidade (palavras não muito usuais, por exemplo) ajudam a manter um padrão bom de comunicação, além de saber se expressar da forma correta o idioma, pois muitas vezes o que falamos ou comunicamos tornam-se exemplos para os interlocutores, especialmente aqueles com quem relacionamos em nossa família e no ambiente de trabalho. Mas acompanhar tendências e ser flexível é importante também; este ponto será comentado mais adiante.
* Faça associações: o uso de exemplos pode ser eficiente quando foca a realidade ou quando é algo próximo da realidade do interlocutor, especialmente no seu cotidiano. Assim, há uma comprovação maior do que está sendo comunicado, gerando uma confiança e uma compreensão maior da mensagem. Neste sentido, o uso de fatos passados ou históricos também podem reforçar o que se deseja com o comunicado, fazendo associações com o que já foi feito antes, usando também de exemplos sobre outros lugares ou pessoas (comparando empresas, por exemplo) ou do cotidiano como já falado, é sempre uma forma de reforçar a importância da mensagem, sua aplicação e utilidade.
* Seja coerente: além de manter um certo padrão, como já comentado antes, comunicar algo coerente transmite credibilidade e torna a compreensão e a execução da comunicação mais fácil e eficaz. Fazer aquilo que fala também torna coerente o que está sendo comunicado. Quantas vezes não percebemos, por exemplo numa empresa, a situação em que um líder ou "chefe" nos fala para fazermos algo (ordem), mas ele mesmo não cumpre o que foi pedido? Isso gera descrédito, uma certa desmotivação e o ambiente organizacional fica confuso, podendo as pessoas perderem respeito pelas decisões. Então, o importante é sempre ser transparente com aquilo que fala e faz, tornando-se comprometido com a sua própria comunicação.
* Acompanhe as mudanças: sempre surgem novos conceitos, idéias, tecnologias etc. Ser um comunicador voltado para as tendências, novidades e atualidades é fundamental para transmitir maior credibilidade e mostrar competência com a comunicação. Sempre surgem novos termos, novas definições, novas formas (meios e canais) de se comunicar; usar tudo isso de forma bem aplicada, coerente e eficiente, gera uma comunicação igualmente eficaz, com credibilidade, respeito e entendimento correto.
Sempre surgem novos exemplos, novas situações e novas aprendizagens. Cabe a cada um de nós percebemos estas mudanças, sendo flexíveis, para sempre buscarmos uma comunicação franca, aberta e moderna, sempre respeitando a realidade do meio organizacional ou de outros meios em que vivemos (cultura, expressões, nível de conhecimento, entre outros) para sermos realmente eficazes.
Este artigo procurou discutir alguns pontos primordiais para uma boa comunicação. Cada um de nós deve refletir sobre essas abordagens e devemos tentar perceber como comunicamos. Estou ciente que cada um de nós pode interpretar o conteúdo deste texto de forma diferente um do outro, pois temos nossos próprios filtros; mas se o texto conseguir criar uma reflexão e uma percepção maior sobre a comunicação eficaz, o objetivo do estará sendo atingido.
Concluindo, deixo uma frase como lembrança: "Idéias boas devem ser sempre comunicadas, mas se forem mal informadas ou compreendidas, podem ser transformar em idéias ruins".
Caro leitor, desejo-lhe sempre sucesso.
