No Brasil é bastante comum organizações de diversos segmentos de mercado implantarem suas caixinhas de sugestões nas quais os colaboradores internos são convidados a se manifestarem sobre os mais diversos assuntos visando melhorias no clima organizacional e nos processos de trabalho, principalmente.
No entanto, por que elas geralmente não funcionam como poderiam? Porque devem fazer parte de uma estratégia organizacional e várias empresas as utilizam como uma mera ação de boa convivência. Consequentemente, quando as críticas e sugestões aparecem muitos gestores ficam decepcionados com a manifestação das pessoas em vez de escutarem aquilo que elas têm a dizer.
Ao se abrir um canal de comunicação tão rico como a caixinha de sugestões é preciso saber que nem sempre as pessoas dirão aquilo que você quer ouvir, mas seguramente aquilo que sua empresa precisa escutar. Por isto, frases do tipo “Quem foi que escreveu isto?” geralmente põem tudo a perder, afinal de contas em muitos casos críticos os colaboradores só se manifestam graças à garantia de anonimato.
Cobranças desnecessárias também devem ser evitadas. Alguns anos atrás, durante o lançamento de um bem formatado programa de valorização às ideias dos colaboradores, o diretor da companhia em questão cometeu a infelicidade de dizer que todas as propostas seriam analisadas, mas que as pessoas pensassem bem antes de enviarem uma delas para que o comitê não perdesse tempo com coisas inúteis. O programa nasceu e morreu ali mesmo.
Portanto, a caixinha de sugestões pode ser utilizada como um canal em que os colaboradores se manifestam para denunciarem problemas internos ou sugerirem alguma melhoria, mas com a pretensão de se manterem anônimos. Da mesma forma, ela pode ser utilizada dentro de um programa de valorização às ideias dos funcionários, que são identificados e recebem recompensas emocionais e/ou financeiras.
Caso sua organização pretenda lançar este segundo programa, atente-se a cinco itens:
Crie uma comissão de avaliação que dê retorno às pessoas. Eles serão responsáveis por analisar objetivamente cada ideia e proporcionar uma razoável explicação aos funcionários porque aquilo que sugeriram foi aceito ou rejeitado. Vale lembrar que esta comissão necessita ser representativa, isto é, ter pessoas oriundas de várias áreas e níveis da organização.
Defina um processo de trabalho. Como se dará a implantação das ideias aceitas? Como serão divulgados internamente os projetos que nasceram a partir de tais propostas? E o reconhecimento público dos colaboradores, será conduzido de que forma? Desde o nascedouro até a implantação de uma ideia há uma série de etapas a serem cumpridas e é fundamental que haja um processo bem estruturado a fim de que o mesmo seja consistente.
Mensure os resultados. Deve ser avaliado criteriosamente e de maneira tangível o valor do benefício ou economia proporcionado à organização pela sugestão oferecida.
Recompense os colaboradores. Atualmente, há organizações que premiam monetariamente seus funcionários com até 10% da vantagem ou economia decorrente da sugestão. Outras definem um valor prévio ou, ainda, incluem determinado benefício especial. O importante é tangibilizar esta recompensa porque apenas “um tapinha nas costas” não continuará servindo de estímulo a todos durante muito tempo.
Estimule a criação de ideias coletivas. Geralmente, as propostas advindas de grupos ou equipes de trabalho chegam amadurecidas e aperfeiçoadas, bem como proporcionam um ambiente de integração que reforça ainda mais os laços entre as pessoas.
Realmente, uma caixinha de sugestões é muito mais do que apenas uma “caixinha de sugestões” quando a organização consegue perceber que ela cria uma grande aproximação com seus colaboradores e ainda estimula o comprometimento pessoal de todos.
