Definir comunicação é fácil. Vários livros e textos explicam que comunicação é um processo interativo, onde há uma mensagem transmitida pelo emissor e que através de um meio e de um canal, chega ao receptor. Mas, nesse processo pode haver interferências como ruídos, que criam, de acordo com Chiavenato (1999), várias distorções como:
Estereotipo ou rótulos: distorções na percepção das pessoas ou criamos uma imagem falsa de como a pessoa realmente é.
Generalizações: processo pelo qual uma impressão geral favorável ou não, influencia o julgamento e a avaliação de outros traços específicos das pessoas.
Projeção: mecanismo de defesa, mediante o qual a pessoa tende a atribuir aos outros certas características próprias que rejeita inconscientemente.
Defesa perceptual: quando o observador distorce as informações.
Generalizações: processo pelo qual uma impressão geral favorável ou não, influencia o julgamento e a avaliação de outros traços específicos das pessoas.
Projeção: mecanismo de defesa, mediante o qual a pessoa tende a atribuir aos outros certas características próprias que rejeita inconscientemente.
Defesa perceptual: quando o observador distorce as informações.
Sabemos também que cada pessoa interpreta uma mensagem de forma diferente, através dos chamados "filtros"ou nossas percepções, interesses e desejos, ou seja, a forma de como vemos e percebemos o mundo. Por exemplo: a empresa comunica demissões; para alguns isso é uma grande ameaça e cria desmotivação, ansiedade, etc. Para outros, isso pode ser uma oportunidade de mostrar um melhor trabalho para sobreviver na empresa por mais tempo, ou ainda, a pessoa pode até se motivar em arrumar um emprego melhor em outro lugar, depende da pessoa e de como ela recebe e interpreta a informação.
Quantas vezes nós mesmos não causamos ruídos ou essas conseqüências de uma mensagem mal entendida? Isso é observado nas relações interpessoais em nossas casas, nas ruas, em empresas de pequeno, médio e grande portes, ou seja, onde há comunicação.
Coloca-se um exemplo típico: seu chefe ou superior (ou você mesmo ocupando essa função) deseja saber do subordinado se ele está interessado em aprender na organização. Simplesmente esse superior pergunta: "Você prefere mudar de horário ou permanecer no mesmo, como de costume?". Para o subordinado, às vezes, pode ser que permanecer seja melhor, devido aos compromissos já assumidos depois do expediente. Sem saber do motivo da mudança, pode pensar que é apenas uma troca de horários e não uma nova aprendizagem para melhorar sua carreira.
Se isso fosse explicado, muito logicamente a mudança de horário seria aceitável. O certo seria perguntar se a pessoa estaria interessada em mudar seu horário para aprender coisas novas. Parece um exemplo exagerado, mas acontece muito nas empresas. Explicar os motivos do que você quer dizer ou comunicar é primordial para uma melhor qualidade da mensagem e para evitar as conseqüências ruins comentadas.
E a educação quando falamos com outros colegas de trabalho? Esse é um outro ponto interessante. Repare as conversas por telefone ou pessoalmente, principalmente quando estamos atarefados, falamos rápido e isso pode criar distorções nas mensagens e resultados contrários aos esperados. Além disso, pode haver problemas relacionamento, como nos casos em que queremos falar ou solicitar alguma coisa para alguém e este simplesmente ignora ou diz que está ocupado.
Muitas vezes, cria-se o estereotipo de "pessoa chata", ou afirmações do tipo: "não custava me atender". E isso também ocorre quando atendemos clientes ou quando somos atendidos em algum lugar. Muitas vezes, é um assunto simples e rápido de ser resolvido, e que mesmo se a pessoa não tenha competência ou disponibilidade para responder ou atender naquele momento, pode agir com uma certa educação e pedir para esperar ou que assim que tiver um tempinho irá ajudar, ou mesmo passar para outra pessoa ou anotar o recado. Podemos ajudar os outros da mesma forma que gostaríamos de ser ajudados e isso inclui uma boa comunicação.
Uma observação final: seja claro, breve, direto e explique o motivo e o que realmente deseja na comunicação, evitando todos os problemas comentados e outros que possam surgir; seja na comunicação falada, escrita, gestual ou outras.Espero ter comunicado bem o recado para vocês.
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