Treinamento

CONCEITO DE TREINAMENTO

A conceituação de treinamento apresenta significados diferentes. Antigamente, alguns especialistas em RH consideravam o treinamento um meio para adequar cada pessoa ao seu cargo e desenvolver a força de trabalho da organização a partir dos cargos ocupados. Mais recentemente, passou-se a ampliar o conceito, considerando o treinamento um meio para alavancar o desempenho no cargo. Quase sempre treinamento tem sido entendido como o processo pelo qual a pessoa é preparada para desempenhar de maneira excelente as tarefas específicas do cargo que deve ocupar. Modernamente treinamento é considerado um meio de desenvolver competências nas pessoas para que se tornem mais produtivas, criativas e inovadoras, a fim de contribuir melhor para os objetivos organizacionais,   e  cada  vez  mais  valiosas. Assim, o treinamento é uma fonte de lucratividade ao permitir que as pessoas contribuam efetivamente para os resultados do negócio. Nestes termos, o treinamento é uma maneira eficaz de agregar valor às pessoas, à organização e aos clientes. Ele enriquece o patrimônio humano das organizações. Ele é o responsável pelo capital intelectual das organizações.

DEFINIÇÃO DE TREINAMENTO:

“Processo sistemático de alterar o comportamento dos empregados na direção do alcance dos objetivos organizacionais. O treinamento está relacionado com as atuais habilidades e capacidades exigidas pelo cargo. Sua oreintação é ajudar os empregados a utilizar suas principais habilidades e capacidades para serem bem-sucedidos.

Há diferenças entre treinamento e desenvolvimento de pessoas. Embora os seus méritos sejam similares para afetar a aprendizagem, a sua perspectiva no tempo é diferente. O treinamento é orientado para o presente, focalizando o cargo atual e buscando melhorar aquelas habilidades e capacidades relacionadas com o desempenho imediato do cargo. O desenvolvimento de pessoas focaliza geralmente os cargos a serem ocupados futuramente na organização e as novas habilidades e capacidades que serão requeridas. Ambos, treinamento e desenvolvimento (T&D), constituem processos de aprendizagem.

Aprendizagem significa uma mudança no comportamento da pessoa através da incorporação de novos hábitos, atitudes, conhecimen­tos e destrezas. Fala-se muito em aprendizagem organizacional para se referir a uma cultura de aprimoramento das pessoas que predomina nas organizações bem-sucedidas.

Através do treinamento — e do desenvol­vimento — a pessoa pode assimilar informações, aprender habilidades, desenvolver atitu­des e comportamentos diferentes e desenvolver conceitos abstratos.

A maior parte dos programas de treina­mento está concentrada em transmitir informa­ções ao funcionário sobre a organização, suas políticas e diretrizes, regras e procedimentos, missão e visão organizacional, seus produ­tos/serviços, seus clientes, seus concorrentes etc. A informação guia o comportamento das pessoas e o torna mais eficaz. Outros progra­mas de treinamento estão concentrados em de­senvolver as habilidades das pessoas para habi­litá-las e capacitá-las no seu trabalho. Outros programas visam ao desenvolvimento de no­vos hábitos e atitudes para lidar com clientes in­ternos e externos, com o próprio trabalho e com a organização. Por fim, outros programas estão preocupados em desenvolver conceitos e elevar o nível de abstração das pessoas para que elas possam pensar e agir em termos mais amplos. Quase sempre as organizações estão utilizando vários tipos de mudanças de comportamento ao mesmo tempo em seus programas de treina­mento. Ao desenvolverem habilidades nas pessoas, elas também estão transmitindo informa­ções e incentivando o desenvolvimento de ati­tudes e de conceitos, simultaneamente. Boa parte dos programas de treinamento procura mudar as atitudes reativas e conservadoras das pessoas para atitudes proativas e inovadoras, de modo a melhorar seu espírito de equipe e sua criatividade.

Processo de Treinamento

O treinamento é um processo cíclico e contínuo composto de quatro etapas:

1.      Diagnóstico: é o levantamento das necessi­dades de treinamento a serem satisfeitas. Essas necessidades podem ser passadas, presentes ou futuras.

2.   Desenho: é a elaboração do programa de treinamento para atender às necessidades diagnosticadas.

3.   Implementação: é a aplicação e condução do programa de treinamento.

4.   Avaliação: é a verificação dos resultados do treinamento.

Na realidade, as quatro etapas do treina­mento envolvem o diagnóstico da situação, a decisão quanto à estratégia para a solução, a im­plementação da ação e da avaliação e o controle dos resultados das ações de treinamento. O trei­namento não deve ser confundido com uma simples questão de realizar cursos e proporcio­nar informação. Ele vai muito mais longe. Sig­nifica atingir o nível de desempenho almejado pela organização através do desenvolvimento contínuo das pessoas que nela trabalham. Para tanto, é desejável uma cultura interna favorável ao aprendizado e comprometida com as mu­danças.

Vejamos cada uma das quatro etapas do treinamento.

Diagnóstico das Necessidades de Treinamento

A primeira etapa do treinamento é o levanta­mento das necessidades de treinamento que a organização apresenta. Essas necessidades nem sempre são muito claras e precisam ser diagnosticadas a partir de certos levantamentos e pesquisas internas capazes de localizá-las e descobri-las. Necessidades de treinamento são as carências de preparo profissional das pessoas, ou seja, a diferença entre o que uma pes­soa deveria saber e fazer e aquilo que ela real­mente sabe e faz. Significam um descompasso entre o que deveria ser e o que realmente é. Uma necessidade de treinamento é uma área de informação ou de habilidades que um indiví­duo ou grupo precisa desenvolver para melho­rar ou aumentar a sua eficiência, eficácia e produtividade no trabalho. Na medida em que o treinamento focaliza essas necessidades e carências e as elimina, ele se torna benéfico para os funcionários, para a organização e sobretudo para o cliente. Caso contrário, representará um desperdício ou simples perda de tempo.

O treinamento das pessoas na organização deve ser uma atividade contínua, constante e ininterrupta. Mesmo quando as pessoas apre­sentam excelente desempenho, alguma orientação e melhoria das habilidades sempre deve ser introduzida ou incentivada. A base principal para os programas de melhoria contínua é a constante capacitação das pessoas para pata­mares cada vez mais elevados de desempenho. E o treinamento funciona como o principal ca­talisador dessa mudança.

As necessidades de treinamento se refe­rem a carências no desempenho atual e passado e à possibilidade de alcançar o novo patamar de desempenho futuro que se pretende alcançar.

Desenho do Programa de Treinamento

O desenho do programa de treinamento é a se­gunda etapa do processo. Refere-se ao planeja­mento das ações de treinamento. Desde que as necessidades de treinamento foram diagnosti­cadas e localizadas, torna-se necessário reunir o atendimento a essas necessidades em um pro­grama integrado e coeso. Programar o treina­mento significa definir seis ingredientes bási­cos: quem deve ser treinado, como deve ser trei­nado, em que, por quem, onde e quando, a fim de atingir os objetivos do treinamento.

O programa de treinamento deve estar as­sociado às necessidades estratégicas da organi­zação. Comprar pacotes de treinamento, isto é, programas já prontos e vendidos como produ­tos enlatados e fechados nem sempre soluciona as necessidades da organização. É preciso ava­liar as necessidades da organização e das pessoas e estabelecer critérios precisos para estabele­cer o nível de desempenho almejado. Além dis­so, a organização precisa estar disposta a dar espaço e oferecer oportunidades para que as pessoas possam aplicar as novas competências e conhecimentos adquiridos no treinamento Para evitar desperdícios e garantir o retorno de­sejado do investimento, o pragmatismo é im­prescindível na programação do treinamento. A maneira de conciliar o investimento com o re­torno é o chamado treinamento voltado para re­sultados, por mais difícil que seja defini-los e aferi-los. Estabelecer resultados para o treina­mento e compará-los posteriormente é indispensável.

A Cornell University fez uma pesquisa ar 30 grandes empresas americanas e verificou, que elas utilizam seis tipos de educação e trei­namento para os seus funcionários, a saber:

1.   Compartilhamento de informação sobre o negócio da empresa com os funcionários

2.   Habilidades de comportamento interpessais, incluindo desenvolvimento de equipe, dinâmica de grupo e solução de problemas.

3.   Princípios e técnicas de qualidade total para obter o alinhamento da visão dos funcionários com a visão da direção.

4. Treinamento em habilidades técnicas relacionadas com o trabalho.

5. Treinamento cruzado em habilidades para o trabalho relacionadas com o desempenho atual.

6. Controle estatístico do processo (CEP).

Condução do Programa de Treinamento

A condução, implementação e aplicação do programa de treinamento é a terceira etapa do processo. Há uma sofisticada tecnologia de trei­namento. Existem várias técnicas para transmi­tir as informações necessárias e desenvolver as habilidades requeridas no programa de treina­mento. As duas principais técnicas para trans­mitir e disseminar informação são:

1.   Leituras. A técnica mais utilizada para trans­mitir informação em programas de treina­mento é a leitura. A leitura é um meio de co­municação que envolve uma situação de mão única na qual um instrutor apresenta verbalmente informação a um grupo de ou­vintes. O instrutor apresenta a informação nesta situação de treinamento, enquanto os treinandos participam ouvindo e não falan­do. Uma vantagem da leitura é que o instru­tor expõe aos treinandos uma quantidade máxima de informação dentro de um deter­minado período de tempo. A leitura, toda­via, apresenta desvantagens. Por ser um meio de mão-única, os treinandos adotam uma postura passiva. Pouca ou nenhuma oportunidade existe para esclarecer dúvi­das ou significados ou verificar se os trei­nandos compreenderam o material de leitu­ra. Há pouca ou nenhuma oportunidade para prática, reforço, retroação ou conheci­mento dos resultados. O ideal seria tornar o material mais significativo ou intrinseca­mente motivacional para os treinandos. Essas limitações fazem com que a leitura te­nha pouco valor para promover mudanças atitudinais ou comportamentais.

2.   Instrução programada. É uma técnica utiliza para transmitir informação em programas de treinamento. A aprendizagem programada é uma técnica para instrução sem a presença ou intervenção de um instrutor humano. Pequenas partes da informação que requeiram respostas relacionadas são apresentadas individualmente aos treinandos. Esses podem determinar suas respostas, saber se compreenderam a informação obtida, os tipos de respostas solicitados aos treinando variam conforme a situação, mas geralmente são de múltipla escolha, verdadeiro e falso, etc. Tal como o método de leitura, a aprendizagem programada tem vantagens e vantagens. Uma das vantagens é que pode ser computadorizada e os treinandos aprendem em suas próprias casas, sabendo imediatamente se estão certos ou errados participando  ativamente  do processo, a principal desvantagem é que não apresenta as respostas ao treinando.

As técnicas para desenvolver habilidades em programas de treinamento são dividas em duas categorias: treinamento no cargo e treinamento em classe.

1. Treinamento no cargo. É uma técnica de treinamento que ministra informação, conhecimento e experiência relacionados ao cargo. Pode incluir condução, rotação de cargos e atribuição de projetos especiais. A condução representa uma apreciação crítica a respeito de como a pessoa está desempenhando o seu cargo. A rotação de cargos envolve a movimentação de uma pessoa de um cargo para outro a fim a ter melhor compreensão da organização como um todo. A atribuição de projetos especiais significa entregar uma tarefa específica para que a pessoa aproveite sua própria experiência determinada atividade.

2. Técnicas de classe. As técnicas de classe utilizam a sala de aula e instrutor para a desenvolver habilidades, conhecimentos e experiências relacionados com o cargo. As habilidades podem variar desde habilidades técnicas (como programação em computador) a habilidades interpessoais (como liderança ou trabalho grupo). As técnicas de classe podem desenvoler habilidades sociais e incluir atividades como dramatização (role playing) e jogos de negócios (business games). O formato mais comum de jogos administrativos é o de pequenos grupos de treinandos para tomar e avaliar decisões administrativas. O formato de dramatização envolve atuação como determinado persona­gem ou na solução de problemas orientados para pessoas e que precisam ser resolvidos den­tro da organização. As técnicas de classe encorajam a interação e provocam um ambiente de discussão, o que não ocorre com os modelos de mão única, como a situação de leitura. Elas de­senvolvem um clima no qual treinandos apren­dem o novo comportamento desempenhando as atividades, atuando como pessoas ou equipes, atuando com a informação, e facilitam a aprendizagem através do conhecimento e experiência relacionados com o cargo, através de sua aplicação prática . As diferenças entre o pa­pel instrucional usado na disseminação da in­formação e o utilizado no desenvolvimento de habilidades são muito grandes.

Avaliação do Programa de Treinamento

A etapa final é a avaliação do programa de treinamento para verificar sua eficácia, isto é, para ver se o treinamento realmente atendeu às ne­cessidades da organização, das pessoas e dos clientes. Como os programas de treinamento representam um investimento em custo — os custos incluem materiais, tempo do instrutor, perdas de produção enquanto os indivíduos estão sendo treinados e por isso estão afastados dos seus cargos — requer-se um retorno razoável desse investimento. Basicamente, deve-se avaliar se o programa de treinamento atende às necessidades para as quais foi desenhado. Respostas às questões abaixo podem ajudar a determinar a eficácia do programa de treinamen­to. As rejeições e refugos foram eliminados? As barreiras foram removidas? Os custos de trabalho por unidade diminuíram? As pessoas se tornaram mais produtivas e felizes? A organização alcançou seus objetivos estratégicos e táticos? Se a resposta às questões acima foi positiva, o programa de treinamento foi bem-sucedido. Se for negativa, o programa de treinamento não atingiu seus objetivos e o seu esforço foi inválido e sem efeito.

Alguns dados podem servir como elemen­tos de avaliação dos resultados do treinamento:

1.   Dados concretos:

• Economias de custo;

• Melhoria da qualidade;

• Economia de tempo;

• Satisfação dos funcionários.

2.   Medidas de resultados:

• Clientes atendidos;

• Tarefas completadas;

• Produtividade;

• Processos completados;

• Dinheiro aplicado.

3.   Exemplos de economias de custo:

• Custos variáveis;

• Custos fixos;

• Projetos de redução de custos;

• Custos operacionais;

• Custos administrativos.

4.     Exemplos de dados sobre melhoria da qua­lidade:

•  Índices de erros e de refugos;

•  Volume de retrabalho;   

•   Porcentagem de tarefas bem-sucedidas;

• Variância ao redor de padrões organiza­cionais preestabelecidos.

5.   Possibilidades de economias de tempo:

• Tempo para completar um projeto;

• Tempo de processamento;

• Tempo de supervisão;

• Tempo de equilíbrio para novos funcio­nários;

•  Tempo de treinamento;

•   Eficiência;

•  Dias de tempo perdido.

Avaliação dos resultados do treinamento

A avaliação dos programas de treinamento pode ser feita em quatro níveis:

1.   Avaliação no nível organizacional:

1. Aumento da eficácia organizacional;

2. Melhoria da imagem da empresa;

3. Melhoria do clima organizacional;

4. Melhor relacionamento entre empresa  e funcionários;

5. Melhor atendimento ao cliente;

6. Facilidade de mudanças e inovação;

7. Aumento da eficiência.

8. Envolvimento dos gerentes nas práticas de treinamento.

2.   Avaliação no nível de recursos humanos:

1. Redução da rotatividade e de absenteísmo do pessoal;

2. Aumento da eficácia  individual e grupai desempregados;

3. Elevação dos conhecimentos das pessoas;

4. Mudanças de atitudes e comportamentos das pessoas;

5. Aumento das competências das pessoas;

6. Melhoria da qualidade de vida no trabalho (QVT).

3.   Avaliação no nível dos cargos:

1. Adequação das pessoas aos requisitos exi­gidos pelos cargos;

2. Melhoria do espírito de grupo e da coope­ração;

3. Aumento da produtividade;

4. Melhoria da qualidade;

5. Redução do índice de acidentes no traba­lho;

6. Redução do índice de manutenção de má­quinas e equipamentos.

4.   Avaliação no nível de treinamento:

1. Alcance dos objetivos do treinamento;

2. Retorno  dos  investimentos  efetuados  em treinamento.

Avaliação Crítica: O que um programa de treinamento bem-sucedido pode proporcionar?

Internamente

1.   Melhoria da eficiência dos serviços.

2.   Aumento da eficácia nos resultados.

3.   Criatividade e inovação nos produtos e servi­ços oferecidos ao mercado.

4.   Melhor qualidade de vida no trabalho (QVT).

5.   Qualidade e produtividade.

6.   Melhor atendimento ao cliente.

7.   O que mais?

Externamente

1.   Maior competitividade organizacional.

2.   Assédio de outras organizações aos funcioná­rios da empresa.

3.   Melhoria da imagem da organização.

4.   O que mais? Você poderia acrescentar outros aspectos do treinamento bem-sucedido?

Como obter o máximo dos programas treinamento

1.      O apoio e comprometimento da cúpula é in­dispensável, tal como ocorre nos programas de qualidade total.

2.      O envolvimento da alta direção significa que o programa é sério. Enquanto estiver somente nas mãos da gerência intermediária o progra­ma pode ficar derrapando.

3.      O importante é relacionar a programação de treinamento com os objetivos estratégicos do negócio. Exemplo: se o objetivo é encantar o cliente, o primeiro passo é preparar os funcionários no atendimento ao cliente, na excelên­cia do comportamento, na qualidade dos pro­dutos e serviços, na preocupação em servir e agradar e, sobretudo, preparar toda a organi­zação para que isto realmente aconteça.

A empresa deve criar um clima interno favorá­vel ao treinamento e à capacitação das pessoas, em que novas habilidades seiam incentiva­das, a criatividade e a inovação sejam privile­giadas e os novos conhecimentos valorizados. O ideal seria uma cultura organizacional que valorize e realce o treinamento e que propor­cione oportunidades de colocar em prática novos conhecimentos e novas soluções. Mais: uma empresa que sempre cobre novos conhe­cimentos, novas posturas e novas soluções das pessoas.

Fonte: 200.195.174.230/Materiais/294_205.doc